Onboarding: Wieso es wichtig ist, neue Mitarbeiter richtig zu integrieren

Worst Case Szenario: Der neue Mitarbeiter steht am Empfang und wartet darauf abgeholt zu werden. Leider wurde er bei der Wochenplanung vergessen. Sie selbst stecken gerade im Termin, ein Schreibtisch ist noch nicht frei, administrative Zugangsdaten fehlen noch und auch die neuen Kollegen wurden nicht vorbereitet. Unternehmen machen sich zu spät oder gar nicht Gedanken über die ersten Arbeitstage ihrer Mitarbeiter, dabei ist es doch der erste Eindruck, der zählt.

Schon Begrüßung, Aufnahme und Einarbeitung können starken Einfluss darauf haben, ob sich der neue Mitarbeiter aufgenommen und wohl fühlt oder eben nicht. Er benötigt ein gutes Onboarding. Wir haben uns genauer mit dem Thema auseinandergesetzt.

Was ist eigentlich Onboarding?

Onboarding ist die Bezeichnung für strukturiertes, umfassendes Integrieren neuer Mitarbeiter in das Unternehmen. Man holt sie sozusagen „an Bord“. Dabei handelt es sich um einen fachlichen Überblick sämtlicher Aufgabenbereiche, die Vorstellung der Unternehmensziele und –philosophie sowie das persönliche Kennenlernen von Kollegen. Onboardings sind kein Meeting, sondern vielmehr als längerer Prozess von Vertragsunterschrift bis frühestens zum Ende der Probezeit zu verstehen. Den schlimmsten Fehler, den man machen kann ist es, neue Mitarbeiter ins kalte Wasser springen zu lassen. Doch mit Hilfe von durchdachten Onboardings kann genau das verhindert werden.

Warum ist Onboarding so wichtig?

Best Case: Der Mitarbeiter kommt schnell zurecht und fühlt sich sicher. Seine Aufgaben bewältigt er ohne Probleme und fühlt sich dabei weder über- noch unterfordert. Er weiß, dass sein Arbeitsplatz zu seinen Kompetenzen passt und ihn gleichzeitig weiterbringt. Ins Team ist er bestens integriert, auch die Beziehung zur Chefetage und anderen Abteilungen beruht auf gegenseitigem Respekt und Verständnis. Mit den Unternehmenszielen und der Unternehmensphilosophie kann er sich identifizieren und ist entschlossen, zum Erfolg beizutragen. Wenn ein Unternehmen dies von seinen neuen Arbeitern behaupten kann, dann kann das Onboarding als erfolgreich bezeichnet werden. Beim Onboarding spricht man von drei verschiedenen Phasen, die der neue Mitarbeiter ebenso durchläuft, wie das Unternehmen selbst: Vorbereitung, Orientierung und Integration. Anhand dieser drei Phasen zeigen wir nun auf, welche Punkte beachtet werden sollten.

Vorbereitung – Das Prinzip vom Sender und Empfänger

Die erste Phase – die Vorbereitung – zählt man von der Vertragsunterschrift bis zum ersten Arbeitstag. Dabei sollten dem neuen Mitarbeiter unbedingt vor Amtsantritt schon wichtige Informationen zugesendet worden seien, zum Beispiel über das Leitbild, allgemeine Infos zum Unternehmen, künftige Arbeitsfelder oder zusätzliche Geschmacksanreger, wie Chancen zur Fort- und Weiterbildung. Klarheit ist wichtig. Auch im Unternehmen müssen alle Beteiligten rechtzeitig informiert werden, beginnend beim Empfang, damit dieser den neuen Kollegen direkt freundlich begrüßen kann. Außerdem ist es ratsam auch eine Führungskraft für den Tag vorzubereiten, die den neuen Kollegen ein wenig durch seinen ersten Tag begleiten wird. Die richtige Aufnahme sendet die richtigen Signale.

An diesem Tag müssen dann schon einige Arbeitsbedingungen erfüllt sein. Am wichtigsten ist dabei ein Rechner samt (Zugangs-)Daten, wie Passwörter, fertige Mail-Accounts, Zugänge zu IT-Tickets, Telefonnummern, Schlüssel und wichtigste Adressen. Zur zusätzlichen Übersicht kann es helfen, dem Mitarbeiter Einarbeitungspläne, Organigramme und kleinere Anleitungen mit auf den Weg zu geben. Gleich zu Beginn muss klar sein, wer seine Ansprechpartner sind. Wichtig ist außerdem ein Rundgang zwecks Kennenlernen von Abteilungswegen und Kollegen. Als sympathischen Pluspunkt eventuell eine Begrüßungskarte oder Blumen. Vielleicht revanchiert sich der Neue mit Kuchen oder Keksen und ein erstes „Aufeinanderzugehen“ zwischen Kollegen hat begonnen. Klingt unwichtig, ist aber nicht zu unterschätzen.

Orientierung – Mittendrin statt nur dabei

Streng genommen ist der erste Arbeitstag so etwas wie der Übergang in die Orientierungsphase und wird gerne zu dieser gezählt. Das ist dann immer auch ein bisschen abhängig davon, was am ersten Tag geplant war. Sollte zum Beispiel am ersten Tag nur ein kurzes Treffen oder auf der anderen Seite ein gesondertes Tagesmeeting stattfinden, lassen sich die Punkte wie Vorbereitung des Arbeitsplatzes und gegenseitiges Kennenlernen unter Kollegen erst später umsetzen. Hier möchten wir allerdings die Orientierungsphase in der Zeit danach einordnen.

In den darauffolgenden Wochen muss dem Mitarbeiter also die Möglichkeit gegeben werden, einen größeren Blick auf die Dienstleistungen und Produkte seines neuen Arbeitgebers zu entwickeln. Das schließt zum Beispiel ausführlichere EDV-Kenntnisse oder aber auch „schwerere“, weiterführende Aufgaben mit ein. Es macht Sinn, dass er mit der Zeit auch den Kunden immer besser kennenlernt. Auch wenn es böse klingt, den Neuen zu behutsam starten zu lassen wäre für beide Seiten kontraproduktiv. Wer neu mit dabei ist, bringt Engagement und Ehrgeiz mit. Warum dieses Potenzial verschwenden? Wenn dann noch in regelmäßigen Abständen Feedback-Gespräche mit Vorgesetzten geführt werden, in denen über den persönlichen Stand der Dinge gesprochen wird, bekommt der Mitarbeiter schnell das Gefühl, bereits vollwertiges Mitglied zu sein und dem Team helfen zu können. Parallel dazu gewöhnt er sich an Prozesse und Arbeitsmethoden.

Integration – über viele Wochen am Ball bleiben

Die schwierigste Phase, weil sie dazu neigt in Vergessenheit zu geraten oder unbedeutend zu erscheinen. Sie schließt nämlich die Zeit zwischen dem dritten Monat und in etwa dem 12. Monat ein. Also dann, wenn der Mitarbeiter bereits für eine längere Zeit an Bord ist. Der regelmäßige Austausch zwischen Vorgesetztem und Mitarbeiter muss hier intensiviert werden. Dabei wird und muss ehrlich über Erfahrungen, Erwartungen und Meinungen vertraulich gesprochen werden. Übrigens ist das auch eine Chance selbst Feedback zum internen Onboarding zu erhalten. Während der Integrationsphase können Workshops durchgeführt oder interne Umfragen erstellt werden. Feedbackgespräche werden geführt, Strategien und Ziele noch einmal detailliert besprochen, Fortbildungsangebote aktiv beworben. Parallel dazu intensiviert sich beim Mitarbeiter der Kontakt zu den Kunden, die Integration ins Team durch gemeinsame Projekte oder Arbeitsgruppen und das Wissen über den Arbeitgeber, zum Beispiel durch interne Knowledge Bases oder immer wieder auftauchende Infomeetings.

Studitemps-Fazit: Onboarding ist essentiell wichtig für eine erfolgreiche Integration von neuen Mitarbeitern in die Prozesse und Teamstrukturen eines Unternehmens. Wer das vernachlässigt, riskiert eine frühe Unzufriedenheit des Neuen, die früher oder später auch zu einer Kündigung führen kann. Viele Probleme und Unstimmigkeiten resultieren unserer Meinung nach aus mangelnder Kommunikation. Wir selbst nutzen Onboardings bei neuen Mitarbeitern – abteilungsabhängig – teilweise mehrere Tage allein für die Phase der Vorbereitung und der Orientierung. Man kann nur davon profitieren. Wer sich zum Beispiel auf Bewertungsplattformen präsentiert, bewirkt durch gute Onboardings gegebenenfalls positive Resonanzen durch Mitarbeiter, die sich schnell mit dem Arbeitgeber identifizieren. Generell gilt: Wer sich bewusst um die eigenen Mitarbeiter kümmert, der wird auch funktionierende, zufriedene Teams in den eigenen Reihen haben.