Vorbereitet, aufmerksam und höflich: So funktioniert das Mitarbeitergespräch

Das Mitarbeitergespräch ist sowohl für den Mitarbeiter als auch für den Vorgesetzten ein heikles Thema. Es bedarf exakter Vorbereitung, kann sehr anstrengend sein und häufig unangenehm. Schließlich geht es hierbei um Feedback, welches sich mit dem internen Standing des Kollegen auseinandersetzt.

In einem Feedbackgespräch wird die bisherige Arbeit des Angestellten analysiert. Wurden Ziele erreicht? Sind beide Seiten zufrieden? Wo gibt es Kritikpunkte? Neben dem Blick auf die vergangenen Monate werden neue Ziele formuliert und Arbeitsbereiche besprochen, Perspektiven, Wünsche und Entwicklungsmöglichkeiten thematisch stets inbegriffen.

Bevor der Vorgesetzte zum Gespräch bittet, sollte er klar definiert haben, welche Inhalte besprochen werden. Sollten beide Parteien unvorbereitet in das Gespräch gehen, wäre das verschwendete Zeit und kontraproduktiv. Zu der Vorbereitung zählt übrigens auch die Planung von Raum und Dauer. Es sollte überlegt werden, ob Formulare wie Zielsetzungen schriftlich festgehalten werden. Ein Chef kann seine Augen nicht überall haben, deshalb macht es Sinn, sich vor dem Gespräch die Meinung des zuständigen Abteilungsleiters über die Leistung des Mitarbeiters einzuholen. Soweit möglich, sollte er sich außerdem die abgelieferte Arbeit des Mitarbeiters anschauen, um ein Gesamtbild des Geleisteten zu erhalten.

Ein Feedbackgespräch sollte immer hinter verschlossenen Türen stattfinden. Da es zu detaillierten Diskussionen über individuelle Vertragsthemen kommen kann. Das geht offiziell auch den nettesten Kollegen nichts an. Generell gibt der Vorgesetzte ein besseres Bild ab, wenn er den Termin in den Augen seines Gesprächspartners ernst nimmt. Dazu gehört, ihm den nötigen Respekt entgegenzubringen. Eine gute Vorbereitung, ein früh reservierter Meetingraum und Pünktlichkeit zeigen, dass das Gespräch nicht nur zwischengeschoben wurde. Wenn es festgelegte Themen zu besprechen gibt, sollten diese dem Mitarbeiter schon vor dem Gespräch zugeschickt werden, damit er erkennt, dass sich jemand Gedanken gemacht hat und er sich selbst vorbereiten kann.

Der Start ist mit das schwierigste, ein lockerer Einstieg für die Stimmung und die Atmosphäre sehr wichtig. Während des Gesprächs sollte darauf geachtet werden, dass ein durchgängiger Dialog stattfindet. Weder der Mitarbeiter, noch der Vorgesetzte sollten lange Reden halten. Zeit für Fragen und Anmerkungen müssen von beiden Seiten aus immer möglich sein. Ein regelmäßiger Austausch beweist gegenseitiges Interesse und fördert die Aufnahmefähigkeit.

Gute Vorbereitung und Höflichkeit

In der Position des Vorgesetzten wird vom Gesprächspartner erwartet, gut vorbereitet zu sein und seine Punkte argumentieren zu können. Schnell peinlich wird es, wenn das auf der anderen Seite nicht geschieht. Ein guter Tipp: Wahrnehmungen auf sich beziehen („Ich empfinde…”, „Nach meiner Einschätzung…”, usw.). So wird vermieden, dass der Mitarbeiter Einwände sofort als Kritik versteht und abblockt. Gibt es Kritikpunkte, dann müssen diese deutlich formuliert werden. Gibt es eine Gehaltserhöhung noch nicht, muss auch dieser Schritt erklärt werden können. Der Trick ist eine gute Balance zwischen positiven und – falls denn der Fall – negativen Themen zu finden, nur das ist dem Mitarbeiter gegenüber fair. Mit positiven Eindrücken zu starten ist dabei natürlich keine schlechte Taktik.

Sollte Kritik geäußert werden, wäre „divenhaftes” Verhalten die falsche Reaktion. Im Gegenteil. Offenheit gegenüber Kritik, sofern sie begründet und sachlich dargelegt wird, ist das A und O. Es kann auch ein Zeichen sein, dass dem Mitarbeiter etwas am Unternehmen und der Arbeitsstelle liegt. Dies kann auch bei ruhigeren Kollegen trotz Verschwiegenheit der Fall sein und da im Umkehrschluss ja auch Interesse am Mitarbeiter besteht, sollten Chefs die direkte Ansprache suchen. Wer sich zudem Notizen macht und diese bei weiteren Gesprächen oder Mailverkehr wieder aufgreift, sendet Zeichen, dass Anmerkungen auch ernst genommen und nicht protokolliert werden.

Wie eben bereits erwähnt, sollte ein Feedbackgespräch aus einem Dialog bestehen, von dem beide Seiten etwas haben. Neben guter Vorbereitung und der Arbeit am ersten Eindruck sollte auch während des Gesprächs das Wort „Höflichkeit” groß geschrieben werden. Genau wie der Mitarbeiter, sollte auch der Vorgesetzte darauf achten, sein Gegenüber nicht zu unterbrechen. Das ist schlichtweg unhöflich und stört den Fluss. Wenn einige Dinge aus den oben genannten Punkten beachtet wurden, bestehen ohnehin kleinere Pausen für Einwände und Anmerkungen. Was sich ein Chef während eines solchen Gesprächs auf keinen Fall leisten sollte ist, sich permanent mit dem Handy zu beschäftigen. Sollte es einen wichtigen Grund geben, empfiehlt sich, dass dem Gesprächspartner unaufgefordert vor dem Gespräch mitzuteilen, da er die ständigen Blicke aufs Handy sonst auch als Desinteresse auffassen könnte. Stattdessen: Blickkontakt!

Nach dem Mitarbeitergespräch zeugt ein Protokoll von Interesse und von Aufmerksamkeit. Eine kleine Zusammenfassung der besprochenen Inhalte zeigt dem Mitarbeiter, dass das Gespräch ernst genommen wurde und er bekommt ggf. noch einmal die Möglichkeit für Anmerkungen. Bei aller Höflichkeit und allem Entgegenkommen sollte der Vorgesetzte seinen Standpunkt natürlich klar und sachlich formuliert haben, sodass Missverständnisse ausgeschlossen werden können. Übrigens: Nur weil das Gespräch für eine Stunde eingeplant war, muss die eine Stunde nicht ausgeschöpft werden. Wenn ein Mitarbeitergespräch gut lief und alle Punkte geklärt sind, sollte es nicht unnötig in die Länge gezogen werden. Schließlich freut sich doch jeder über ein bisschen unerwartete Zeit.

Fazit von Studitemps: Ein Mitarbeitergespräch braucht die perfekte Balance für den sachlichen, professionellen Austausch zwischen Vorgesetzten und Mitarbeitern. Dazu gehört neben guter Organisation und einem respektvollen Miteinander vor allem Kritikfähigkeit, Authentizität und eine nachvollziehbare Argumentationslinie bei Feedback. Ziel muss sein, Mitarbeiter und Chef gleichermaßen zufriedenzustellen.