Die besten Kandidaten finden – Wie erfolgreiches Recruiting bei Studitemps funktioniert

Um stets die besten Studenten für einen Job zu finden, braucht es nicht nur einen großen Pool an Kandidaten, sondern vorallem auch Empathie und eine Portion Bauchgefühl, wie uns Franziska Schmidt, langjährige Recruiterin bei Studitemps am Standort Köln, erzählt. Wir haben mit ihr über ihren Arbeitsablauf gesprochen und interessante Einblicke erhalten, wie ein erfolgreicher Rekrutierungsprozess für alle Beteiligten – Kunde, Student und die Studitemps GmbH – abläuft und welche Maßnahmen dabei besonders wichtig sind.

Ein neuer Auftrag kommt rein – welche Schritte leiten Sie als erstes ein?

Im Gegensatz zu den meisten unserer Mitbewerber haben wir den Vertrieb und das Recruiting getrennt, so dass sich jeder seiner Aufgabe zu 100% widmen kann. Der erste Schritt ist also die Rücksprache mit dem Vertrieb, um ein erstes Gefühl für den Kunden zu bekommen. Danach mache ich meinen „First Call” beim Ansprechpartner des Einsatzunternehmens. Frage noch mal nach der Vorstellung des Traumkandidaten und spreche Details ab.

Im Lagerbereich biete ich auch immer die Übernahme der Einsatzplanung an oder ähnliches. Danach verfasse ich die Anzeige und gebe den Auftrag unserer Marketingabteilung weiter. Mit unserem Sourcing-Team stimme ich ab, welche Maßnahmen uns sinnvoll erscheinen, ob wir Online bleiben oder auch unser spezielles On Order-Team für Offline Maßnahmen mit ins Boot holen. Die ersten Bewerber sind somit schnell gefunden und schon greife ich zum Hörer um das erste Telefoninterview zu führen.

Woher wissen Sie, welche Studenten gut auf die ausgeschriebene Stelle passen? ­

Es gibt natürlich Hard Skills an denen es nichts zu rütteln gibt. Zudem haben meine Kollegen und ich im Laufe der Zeit ein sehr gutes Bauchgefühl entwickelt. Durch die Vielzahl an Stellen und Menschen und den täglichen Umgang damit, können wir sehr gut einschätzen wie gut ein Kandidat auch menschlich zum Unternehmen passt. Dafür ist auch der eben bereits erwähnte “First Call” wichtig. Je mehr wir hier vom Kundenunternehmen erfahren, desto passender werden unsere Profile. Schließlich stimmen wir unsere Fragen für das Telefoninterview immer individuell auf die Stelle ab und haben somit sowohl nach rationalen als auch emotionalen Kriterien geeignete Kandidaten gefunden.

Und wie nehmen Sie dann Kontakt zu den passenden Studenten auf? ­

Den Großteil unserer Bewerberinterviews führen wir telefonisch, dies macht uns einfach sehr schnell. Bei entsprechendem Vorlauf machen wir auch gerne mal Bewerberrunden im Haus. Auch hatten wir zum Beispiel letztens für ein sehr spezielles Projekt eine Ersthelferschulung im Haus.

Wie läuft der Bewerberauswahlprozess danach ab und inwieweit ist der Kunde am Rekrutierungsprozess beteiligt? ­

Der Kunde wird von uns immer soweit am Prozess beteiligt wie er das möchte. Von: morgen steht da jemand, bis zu gemeinsamen Vorstellungsgesprächen vor Ort beim Kunden ist alles möglich. Am häufigsten erhält der Kunde von mir eine kurze Einschätzung, die ich nach dem Bewerberinterview erstelle und den Lebenslauf der Bewerber, also eine Vorauswahl. Und aus meinen Top 5 wählt der Kunde seine Top 2.

Worauf achten Sie besonders bei der Bewerberauswahl?

Worauf ich immer achte ist die Motivation eines Bewerbers, denn alles andere hängt von den Kriterien der Stelle ab. Aber die Motivation muss immer vorhanden sein. Natürlich kann man dem Menschen nur vor den Kopf schauen, aber wenn ich schon das Gefühl habe, der Kandidat ist nicht besonders interessiert an der Stelle, dann berücksichtige ich ihn nicht weiter.

Gibt es Kriterien, die bei Studitemps ein Muss sind? ­

Zuverlässigkeit!

Viele Stellen bei Studitemps sind anspruchsvoll und es werden sehr spezielle Qualifikationen der Bewerber vorausgesetzt. Wie gelingt es Ihnen, diese Stellen zu besetzen?

Zum Glück haben wir die Möglichkeit nach den Fähigkeiten unserer Studenten zu suchen. Sprich: werden Datenerfasser mit sehr guten Excel-Kenntnissen gesucht, können wir in dieser Region nach genau diesen Kenntnissen filtern und den passenden Studenten diesen Job ganz exklusiv vorstellen.

Wie lange dauert der Rekrutierungsprozess für einen Auftrag dann normalerweise? ­

Das kann bei uns wirklich sehr schnell gehen. Es richtet sich natürlich nach dem Anforderungsprofil und ob bereits ein Pool an potentiellen Kandidaten vorhanden ist. Mein persönlicher Rekord liegt bei der Besetzung einer 20 Mann Schicht für ein großes Modehaus für den nächsten Tag  bei nur 90 Minuten. Das ist natürlich nicht die Regel. Aber gerade im Bereich der Verkaufsaushilfen, Warenverräumer und einfachen Lagerhelfer, sind wir sehr schnell. Suchen wir hingegen Werkstudenten im white collar Bereich, IT oder ähnlichem, dann müssen wir uns ein bisschen Zeit geben, da das Prüfen der Qualifikationen hier länger dauert. Grob geschätzt ist ein Vorlauf von 5 Werktagen allerdings auch hier ausreichend.

Was passiert nachdem alle Stellen des Auftrags erfolgreich besetzt sind, wie sieht die weitere Betreuung des Kunden aus? ­

Hier unterscheidet sich der blue collar vom white collar Bereich. Ich habe auch Kunden mit denen ich schon sehr lange zusammenarbeite und erstelle jede Woche die Schichtplanung für diese, so dass der Kontakt sehr eng sein muss. Hier bin ich somit automatisch auf dem Laufenden, wo es gerade hakt oder auch sehr gut läuft. Auch im white collar Bereich möchten wir nach der Besetzung auf dem Laufenden bleiben, somit rufen wir regelmäßig bei unseren Kunden an. Die Abstände unserer Feedbackcalls werden mit der Zeit sicherlich größer, sind uns aber deswegen nicht weniger wichtig.

Gibt es Studenten, mit denen Sie schon länger zusammenarbeiten?

Ja natürlich, gerade wir im (Kölner) Team besetzen auch gerne mal auf Zuruf. Wenn meine Kollegen einen neuen Auftrag bekommen, sagen wir für den und den Job: “ruf mal den Micha, den Max oder die Tess an”. Zum einen kennen wir die Qualifikationen der Studis mit denen wir schon lange arbeiten genau und wissen auch, dass wir uns auf diese Jungs und Mädels verlassen können und somit auch dass der neue Kunde sich auf sie verlassen kann. Wir haben inzwischen wirklich einige Joker in der Hinterhand für alle Arten von Jobs. Und genau das ist auch das, was unseren Job so schön macht. Es gibt Studis, die begleiten mich seit zwei Jahren und ich sie. Ich weiß, wann sie Klausuren schreiben, wofür sie sparen und manchmal bin ich schon fast ein bisschen traurig wenn mir Johanna schreibt, dass sie ihre Thesis abgegeben hat und sie dank unseres letzten Jobs eine Festanstellung bei dem Einsatzunternehmen direkt im Anschluss erhalten hat. Aber ich freue mich auch tierisch.

Wie sorgen Sie dafür, dass ein Job für alle Seiten zufriedenstellend abläuft? ­

Vorab müssen wir natürlich prüfen, ob für den Kunden die Beauftragung durch uns Sinn hat und wenn nicht, versucht unsere Vertriebsmannschaft gemeinsam mit dem Kunden eine Lösung zu erarbeiten. Wird zum Beispiel eine Elternzeit- oder Urlaubsvertretung in Vollzeit gesucht müssen wir schauen, ob dies auf zwei Studenten aufteilbar ist. Für unsere Studenten schauen wir immer nach Fairness, dies ist für uns sehr wichtig. Ein fairer Job zu fairer Bezahlung. Auch die Betreuung nach Einsatzstart ist für uns sehr wichtig. Wir fragen immer wieder nach wie es läuft und stehen gerne auch bei Problemen mit Rat und Tat zur Seite.

Welche Maßnahmen und Kanäle helfen Ihnen bei der effizienten Rekrutierung für bspw. zeitkritische Stellen (hier denke ich an unsere Sourcer, das Magazin, Offline­Maßnahmen, Social Media etc.)

Den Großteil der Bewerbergewinnung übernimmt unsere Marketing-Abteilung. Die sind Spezialisten, wenn es darum geht die richtigen Maßnahmen für die Stellen einzuleiten. Die kennen die regionalen Gegebenheiten und können bei Bedarf auf allen Hochzeiten tanzen. Bei bestimmten Stellen ist zum Beispiel auch eine externe Anzeigenschaltung sinnvoll. Gerade bei der Besetzung eines Großevents im letzten Jahr konnten wir sehr gut die sozialen Netzwerke u.a. Facebook zur Bewerbergenerierung nutzen. Aber in erster Linie machen uns die bereits 300.000 registrierten Studenten auf unserer Plattform Jobmensa so schnell und effizient.


Unabhängig davon, ob Sie Studenten in Teilzeit oder Vollzeit benötigen, für kurzfristige Einsätze oder langfristige Projekte, zu normalen Arbeitszeiten oder abends, nachts und am Wochenende: Sie können sich auf Studitemps verlassen.